a. Criar contratos: devem possuir esta competência todos os usuários que preencherão a tela inicial da contratação (dados gerais, programação de entrega, seleção da natureza de despesa).

b. Gerenciar contratos: devem possuir esta competência os usuários que estarão aptos a serem selecionados como gestores de contratações, que serão responsáveis por eventuais alterações na contratação depois desta ter sido aprovada, ou seja, após ficar com status “ativa”. A escolha do gestor de contratação é feita na tela “Dados Gerais”.

São exemplos de alterações: reprogramações de entrega, aditivos / supressões nas quantidades e/ou valores, etc.

c. Aprovar contratos: O usuário poderá aprovar a contratação no SIGA.

d. Liberar contratos: geralmente, esta competência é marcada junto com a de gerenciar contratos.

e. Criar NAD: usuário que pode criar NAD (Nota de autorização de despesa).

f. Aprovar NAD: usuário que aprova NAD.

PASSO 2 – CRIAR CONTRATAÇÃO

Menu: Contratação > Contratar

Nesta tela, o usuário consegue consultar um contrato elaborado ou criar um novo.

Neste caso, vamos criar um novo contrato.

Para criar um contrato, o usuário com tal competência deve preencher os campos acima e clicar em “Criar”.

É possível consultar a tela do processo ao qual a contratação está vinculada.

Para tanto, o usuário deve clicar em “Exibir Processos Vinculados” e clicar no processo.

Tela com informações do processo. Para sair, basta fechar a janela.

Conforme podemos observar, esta tela apresenta uma Contratação “Em Aberto” (a contratação só fica “Ativa” após sua aprovação). Para iniciar o preenchimento da Contratação, clicar em “Dados Gerais”.

Neste momento, deve-se selecionar o tipo de Contratação: Material, Serviços, Material e Serviços ou Obras de Engenharia.

O número da contratação fica a critério do usuário e seu órgão, servindo para controle interno da unidade.

A data de vigência não é obrigatória nesse momento. Porém, ela será necessária para a liberação do contrato (passo que será mostrado mais a frente).

A seleção do(s) gestor(es) da contratação deve ser feita neste momento. A orientação sobre tal atribuição foi fornecida anteriormente.

O campo observação é de preenchimento opcional.

Após o preenchimento dos campos, clicar em “Gravar”.

Clicar em “OK”.

Após o preenchimento dos Dados Gerais, o usuário deve clicar em “Itens e Classificação de Despesa”.

Deve-se selecionar o(s) item(s) que se deseja incluir na Contratação e selecionar o Elemento e Subelemento de despesa correspondente.

Quando tiver mais de um item, é possível replicar o elemento e subelemento inicialmente escolhidos para os demais, clicando na seta dupla.

Caso se queira replicar apenas para o item posterior, deve-se clicar na seta única. Caso o usuário queira inserir uma observação, basta clicar no botão “Observação”. Em seguida, clicar em “Gravar”.

Se aparecer algum item com a legenda “ITEM INCLUÍDO EM OUTRA CONTRATAÇÃO” escrita em vermelho, sua seleção não será possível, uma vez que o mesmo já está incluído em outra Contratação.

Tela de confirmação. Clicar em “Retornar”.

O usuário criador da contratação deverá realizar a programação de entrega prevista, de modo que seja possível acompanhar e avaliar as entregas com relação ao planejamento realizado.

Todo o saldo, em quantidade, de todos os itens da contratação deve estar previsto em entregas programadas, ou seja, não será possível finalizar a criação de uma contratação (enviar para aprovação) se não forem criadas entregas programadas suficientes para que se consuma todo o saldo de todos os itens.

Durante a execução da contratação (após a liberação), as entregas programadas poderão ser alteradas mediante justificativa. Para acontecer o recebimento, é preciso haver uma entrega programada no sistema, seja de material ou serviço, sendo que só será possível receber quantidades iguais ou inferiores à programada.

OBS: O sistema registra a programação e a execução da entrega, a fim de se acompanhar a assertividade do planejamento.

O Usuário deve selecionar o(s) item(ns) para o(s) qual(is) pretende fazer a programação de entrega e clica em “Criar”. Podem ser criadas várias ou somente uma entrega, para todos os itens da contratação ou para cada um individualmente, conforme seja marcada a caixinha à esquerda do(s) item(ns).

O usuário deve selecionar as quantidades de cada item, a data e hora da entrega e o almoxarifado correspondente para entrega. Se o órgão não utilizar o módulo de almoxarifado do SIGA, o usuário deverá inserir manualmente o local da entrega do material no campo “Local de Entrega”. Caso o órgão utilize o módulo de Almoxarifado, o usuário deverá selecionar o almoxarifado na lista de seleção mostrada no campo “Local de Entrega”. Finalmente, deve-se clicar em “Gravar”.

Caso o usuário queira repetir os itens daquela entrega com alterações como data, quantidade e almoxarifado, ele pode clicar no botão “Copiar” e uma tela será exibida com os mesmos itens da programação corrente, porém, com os campos em aberto para que se possa realizar as alterações desejadas. Se o usuário desejar excluir algum item da programação de entrega, ele pode clicar no botão “Excluir Item”.

Após todas as programações de entrega terem sido feitas, a quantidade fica zerada.

Programação de Entrega – Serviços

O Usuário deve selecionar os itens para os quais fará a programação de entrega e clicar em “Criar”. O sistema exibe uma tela com os itens selecionados e os campos “Data de recebimento” e “Quantidade” em aberto.

Usuário informa a data que será programada para o serviço.

Observação: para o caso de serviços padronizados e quantificados, a programação de entrega pode ser realizada como se fosse para materiais, com um quantitativo a ser entregue em cada data, excluindo-se a necessidade de informar o almoxarifado de entrega. No caso de serviços com produtos a serem entregues equivalentes a uma medição do valor do contrato, ou seja, o quantitativo total do serviço sendo 1 (uma) unidade e a medição e pagamento parcelado, o usuário deve informar na quantidade o percentual a ser medido (em valores decimais, ex: 0,1 = 10%), equalizando com o valor a ser medido (quantidade x preço unitário) para programar a entrega. Se necessário, o usuário poderá inserir um arquivo anexo para acompanhar o teor do produto ou medição do serviço previsto para ser entregue em cada entrega programada. (ex: relatório com etapa/produtos do termo de referência a ser entregue em cada data). Em seguida, clicar em “Gravar”.

Tela com as informações da entrega programada.

Programação de Entrega – Material e Serviço

Após a inclusão de materiais e serviços na etapa “Itens e Classificação de Despesa”, o usuário poderá fazer a programação de entrega para os mesmos. A programação é feita de maneira similar às outras, porém, na tela irá constar uma aba para materiais e outra para serviços, conforme exposto abaixo.

Após todas as entregas serem programadas, a quantidade ficará zerada. Clicar em “Retornar”.

PASSO 3 –CRIAR NAD

Para consultar ou criar a NAD, o usuário deve clicar no botão “NAD”.

Nesse caso, não há NAD vinculada ao contrato, pois nenhuma foi criada ainda.

Para criar uma nova NAD, clicar em “Criar”.

Bloco 1 – O número do processo deve ser selecionado e o usuário insere a data referente ao empenho. O campo “Chave SIGA” não é editável.

O campo ‘Data’ corresponde à data da Nota de Empenho que será gerada no SIAFEM. Desta forma, se o usuário criador da NAD deseja efetuar um empenho com a data de 01/01/2011, por exemplo, deverá preencher o citado campo da NAD com esta data. Ao digitar a Chave-SIGA daquela NAD no SIAFEM, este sistema importará os dados previamente preenchidos (ex.: Data - 01/01/2011) para a Nota de Empenho. O operador do SIAFEM poderá confirmar, se for o caso, esta e as demais informações constantes da Nota de Empenho.

Ressaltamos também que os usuários devem ter atenção ao fechamento contábil dos meses no SIAFEM, pois este sistema não importa os dados das NAD com datas de meses cujo fechamento contábil já tenha ocorrido.

Bloco 2 – Usuário preenche a Unidade Gestora, a especificação do evento (Empenho de Despesa, Reforço de empenho, Anulação de empenho e Estorno de Anulação de empenho) e a célula de crédito. Esta última pode não estar definida no sistema e nesse caso, o usuário deve preencher manualmente as informações referentes à mesma.

Bloco 3 – Os dados do fornecedor vêm preenchidos automaticamente, porém se o fornecedor for outro que não o exibido na tela, o usuário pode marcar o checkbox “outro fornecedor”, selecionar seu CNPJ e preencher as informações necessárias.

Bloco 4 – O usuário insere os dados referentes ao empenho ou sua anulação. Ele deve selecionar o elemento de despesa e preencher o campo “Descrição da Despesa”. Ao selecionar o Elemento de despesa, automaticamente o campo subelemento é aberto e deve ser marcado. Preenche-se o valor do empenho e os valores de cada subelemento selecionado e o sistema soma tais valores para compor o valor total do Empenho.

Bloco 5 – O cronograma de desembolso deve ser preenchido de modo que a soma dos valores nos meses em que há desembolso totalize o valor do empenho preenchido no campo “Valor”.

Bloco 6 – O usuário deve preencher os dados da licitação. O campo “Data da Licitação” não é obrigatório para compra direta e inexigibilidade.

Bloco 7 – É o único bloco de preenchimento opcional na NAD. O campo ratificação pode ser preenchido pelo aprovador da NAD ou algum membro do órgão que realize esse tipo de função.

Por último, o usuário clica em “Gravar”, assim, essa NAD fica gravada no SIGA.

Também é possível editar a NAD após criá-la. Para isso, deve-se clicar em “Editar” e modificar os dados desejados.

PASSO 4 – ENVIAR NAD P/APROVAÇÃO

Para a exibição do workflow de aprovação da NAD, o usuário deve clicar no checkbox à esquerda da Chave SIGA.

Para enviar para aprovação, o usuário deve clicar sobre o ícone cinza “P/ Aprovação”.

Uma nova tela é aberta e o usuário deve escolher o aprovador da NAD e em seguida, clicar no botão “Enviar”.

PASSO 5 – APROVAR NAD

O aprovador selecionado recebe em sua caixa de entrada a mensagem “NADs pendentes de aprovação”. É necessário clicar na informação.

Aparece a tela acima com a lista das contratações que tenham NADs pendentes de aprovação.

Clicar na Contratação da qual se deseja aprovar a NAD.

Ao clicar na contratação, a tela da mesma aparecerá. Clicar em NAD.

Selecionar no Clickbox a NAD que deseja aprovar e clicar em Aprovado, no Workflow de Aprovação, se todos os dados estiverem ok.

Ao clicar na Chave SIGA é possível visualizar a NAD.

Tela de confirmação da aprovação da NAD.

Empenho no SIAFEM

Após emitir a NAD, imprima-a e encaminhe para o setor responsável pela emissão de Empenho no SIAFEM.

Para concretizar o Empenho no SIAFEM, é necessário conferir se o fornecedor e o contrato já estão cadastrados no SIAFEM. Caso não estejam, é necessário realizar o cadastramento.

Com base nas informações da NAD SIGA realize o empenho no SIAFEM.

IMPORTANTE: Para as contratações realizadas pelo SIGA, é obrigatório inserir o número da CHAVE SIGA na tela de Empenho do SIAFEM para que sejam realizadas as devidas consistências.

Tela com empenho retornado.

Ao clicar no empenho, abre-se um pop-up com informações sobre ele.

Tela com liquidação e pagamentos retornados.

Ao clicar nos empenhos e liquidações, também abre um pop-up com informações sobre os mesmos.

PASSO 6 – ANEXAR MINUTA – ANEXO OPCIONAL

A minuta do contrato também é um documento opcional no módulo de contratação. O usuário não precisa dela para enviar o contrato para aprovação. A minuta pode ser inserida no contrato através do clique no botão “anexo” ao lado de “Minuta”.

Uma janela para busca de arquivos a serem anexados é aberta e o usuário pode localizar o documento. Para anexá-lo, deve-se clicar no botão “Enviar”.

O documento em anexo aparece na tela de anexos e pode ser excluído, caso o usuário clique no símbolo de excluir. Ele também pode ser baixado pelo usuário.

PASSO 7 – SOLICITAR PARECER JURÍDICO

Na tela da Contratação, clicar em “Solicitar Parecer Jurídico”.

O parecer jurídico também é uma etapa opcional dentro do módulo de contratação. Os órgãos / secretarias que utilizam o parecer jurídico poderão preenchê-lo e enviá-lo para a aprovação antes da ativação do contrato.

Uma vez que se opta por enviar o parecer, o usuário deve aguardar a resposta para poder ativar a contratação. Caso contrário, ele não consegue enviar a contratação para aprovação.

Em alguns órgãos, é preciso um parecer jurídico para o andamento do contrato. No SIGA ele é opcional.

Após o preenchimento da solicitação e escolha do Responsável, o usuário deverá clicar em “Gravar”.

PASSO 8 – RESPONDER PARECER JURÍDICO

O usuário responsável por responder o parecer jurídico pode acessar os pareceres pendentes através de sua caixa de entrada.

O usuário deve clicar no link em sua caixa de entrada e selecionar o contrato.

Em seguida deve-se clicar no botão “Responder Parecer Jurídico”

O usuário insere o parecer e clica em “Finalizar”.

PASSO 9 – ENVIAR CONTRATAÇÃO P/APROVAÇÃO

Após a conferência das informações, o usuário pode enviar a contratação para aprovação. É só clicar em “P/ Aprovação” no Workflow de Aprovação. Caso o botão não esteja disponível, é necessário checar se algum dado obrigatório não foi preenchido (dados gerais, inclusão de itens e programação da entrega de todos os itens).

O usuário deve selecionar o aprovador na lista de Aprovadores Disponíveis e clicar em “Enviar”. Esta etapa serve para que os dados inseridos na Contratação sejam validados por uma instância aprovadora.

Tela informando que contrato foi enviado para aprovação com sucesso.

PASSO 10 – APROVAR CONTRATAÇÃO

A tela que será exibida para o Aprovador do Contrato, será a mesma tela da confirmação das informações na criação do contrato, com a opção de exibir as abas de itens, programação de entrega e minuta, e apresentando as opções do workflow para aprovação ou rejeição.

O aprovador selecionará o contrato que irá aprovar / rejeitar.

Após o contrato ser aprovado, o sistema altera seu status para “Aguardando Liberação”. A liberação do contrato é a última etapa antes de ele tornar-se ativo. Para a liberação, é necessário que a data de vigência seja preenchida (conforme mencionado anteriormente no tópico “Dados Gerais”). Depois do preenchimento da data, deve-se clicar em “Liberar Contratação”.

As próximas etapas referem-se aos processos normais de emissão da Nota de Empenho, assinatura do contrato ou entrega do Termo Hábil Contratual para o fornecedor e publicação do contrato, quando necessário.

Com as etapas de formalização do contrato finalizadas, o usuário criador da contratação deverá realizar sua liberação no SIGA. Com isso, o contrato passa a estar com status “Ativo”, possibilitando o recebimento dos materiais ou serviços de acordo com a programação de entrega, consultas e, eventualmente, a alteração de algum dado originalmente gravado (ex.: aditivos, supressões, alterações de programação de entrega, etc.).

PASSO 11 – CRIAR TERMO DE ALTERAÇÃO

As etapas para criar aditivos, supressões e/ou alterações de programação seguem as mesmas da criação de contrato, permanecendo inalterada a UGR, o Tipo de Aquisição, o Número de Aquisição, o Fornecedor e o Número do contrato.

Somente o usuário selecionado previamente como gestor da contratação consegue realizar alterações. Para isso, ele deve clicar no botão “Termo de Alteração”. O status da contratação passa de “Ativo” para “Em Alteração”.

O Termo de Alteração de Contratação (TAC) pode ser utilizado para:

— Contratos Formais - Aditivo de Contrato

— Ordem de Compra ou Serviço - Alteração da Contratação

O gestor da contratação poderá alterar prazos de entrega, quantidade/valores unitários dos itens da contratação e a minuta do contrato, quando aplicável.

A tabela abaixo apresenta quais informações podem ser alteradas normalmente, sem a necessidade de um Termo de Alteração da Contratação (TAC), e aquelas alteradas somente por meio de um TAC.

Quando a contratação é iniciada, seu status é “Em aberto”. Após a aprovação, o status passa a ser “Aguard. Liberação” e após a liberação, passa a ser “Ativo”. Com o Status “Ativo”, aparecem novos links, como pode ser verificado acima: Termo de Alteração, Encerrar, Interromper Contratação.

Clicar em “Termo de Alteração”.

Aditivo de prazo

Alteração nos dados gerais:

1. Usuário poderá alterar a data de vigência;

2. Usuário poderá alterar o Gestor da Contratação;

3. Usuário poderá colocar alguma observação sobre o aditivo do contrato.

Aditivo de Quantidade/Valor Unitário e alteração nos itens e classificação de despesa

Na próxima tela, o usuário poderá alterar as informações dos itens a serem utilizados no aditivo, tais como quantidades e valores unitários, bem como a classificação de despesa.

1. O sistema exibe a mesma tela da inclusão de itens para que o usuário possa alterar preço unitário e inserir as quantidades do aditivo e/ou da supressão.

2. Usuário poderá colocar alguma observação sobre o aditivo/supressão da contratação;

3. O “VALOR TOTAL ORIGINAL”, mostrado na parte inferior da tela, é o valor da Contratação sem o aditivo. O “VALOR TOTAL RECEBIDO” é a soma dos valores das quantidades já recebidas (quantidade recebida X preço unitário) e o “VALOR TOTAL CORRENTE” é o valor da contratação com o aditivo/supressão, ou seja, o valor total original (quantidades do contrato original X valor unitário do contrato original) somado / subtraído o valor das quantidades alteradas no termo aditivo (quantidade X valor unitário do aditivo.)

4. É possível alterar as quantidades para mais (aditivos) ou para menos (supressões). Para aditivar itens à contratação, o usuário deve preencher o valor que deseja adicionar no campo quantidade. Para suprimir, é necessário que a contratação tenha saldo a programar (caso não exista saldo a programar, apenas saldo atual, o usuário deve excluir programações de entrega feitas). Em seguida o usuário deve preencher o campo quantidade com sinal de menos (Ex: -3). O sistema não aceitará reduções maiores que o saldo a programar.

Alterando a programação da Entrega

Para excluir e/ou alterar uma programação de entrega, o usuário deve verificar aquelas que ainda não foram recebidas. Somente estas são passíveis de alteração/exclusão.

No exemplo acima, somente a última programação não foi recebida (a bolinha azul indica a situação: “Recebimento Pendente”). O gestor do contrato deve clicar no botão “Editar” para ter acesso a essa programação.

O gestor consegue editar a quantidade a ser entregue, a data da entrega, o horário e o local. Nesta mesma tela, o gestor do contrato pode excluir a programação selecionada clicando no botão “Excluir Item”.

Aditivo de Escopo/Minuta

O usuário deve clicar no clipe ao lado da palavra “Minuta”, conforme indicado acima, e anexar a nova minuta.

Antes de enviar o contrato para aprovação é possível excluir o Termo de Alteração, se isso for desejado. Para excluir, basta clicar em “Excluir Termo de Alteração”.

Ao final do Termo de Alteração, é preciso enviar a contratação para aprovação.

A contratação só ficará ativa após a aprovação e liberação pelo responsável.

Para tanto, deve-se seguir o mesmo procedimento da contratação inicial.

PASSO 12 – REALIZAR RECEBIMENTO

O recebimento será feito através do Menu: Contratação > Recebimento de Materiais e Serviços.

Para os órgãos que utilizarem o módulo de almoxarifado, o recebimento de materiais será feito através desse módulo.

Para consultar um contrato, o usuário deve inserir a chave do contrato no campo indicado ou inserir os filtros de busca que desejar. Por exemplo: filtrando-se pelo campo UGR, todas as contratações daquela UGR aparecerão.

O usuário, então, deve clicar sobre a chave ou selecionar o checkbox e clicar em “Recebimento”.

Recebimento Materiais

Nesta tela, o usuário pode efetuar o recebimento do item preenchendo os campos: “Data do Recebimento” e “Quantidade Recebida”.

Caso o recebimento seja anterior à data de recebimento pré-acordada na programação de entrega, o status do recebimento será “Recebido dentro do prazo”. Caso contrário, o status é “Recebido fora do Prazo”. O status fica vermelho quando a data prevista para recebimento é ultrapassada e o item não é recebido.

Se o usuário não desejar receber o item, ele clica em “Cancelar” e justifica o não recebimento.

Depois de recebido, o usuário terá a opção de aceitar ou não o material entregue.

Em ambos os casos, o usuário deverá inserir uma observação.

Depois de aceito, o sistema conclui o recebimento e altera automaticamente a situação da entrega conforme explicado anteriormente.

Na tela cima, observa-se uma entrega feita dentro do prazo e outra após o prazo determinado.

Recebimento de Serviços ou Obras de Engenharia

O recebimento de serviços ou obras de engenharia, será feito no módulo de contratação, sendo executado pelo Gestor da Contratação.

Para realizar o recebimento de um serviço, o Gestor da Contratação consulta o contrato e clica em “Recebimento”.

A tela de recebimento exibirá as programações de entrega definidas na contratação, permitindo que o gestor receba o serviço ou informe que o serviço foi entregue com atraso. Caso a entrega não seja realizada, o Gestor do Contrato não deve realizar o recebimento.

Após Aceitar é necessário escrever alguma observação e Gravar.

Ao gravar, o Recebimento é aceito com sucesso e a entrega fica como recebida definitivamente.

No caso de alguma entrega pendente, é possível efetuar sua reprogramação. Para isso, deve-se acessar a tela da Contratação, excluir a programação de entrega existente e criar uma nova, lembrando que isso só é possível enquanto a entrega original não foi recebida. No caso de recebimento parcial, a quantidade não recebida voltará a ficar disponível para nova programação da entrega.

Recebimento – Materiais e Serviços

O recebimento de materiais e serviços ocorre da mesma maneira que os demais.

Nesse caso, porém, haverá uma entrega de serviços e outra de materiais.

PASSO 13 – APLICAR SANÇÃO

Antes de o usuário realizar uma contratação, e até mesmo antes da definição do vencedor do certame, é possível verificar um histórico de advertências, multas, suspensões de fornecimento e declaração de idoneidade de certo fornecedor dentro do SIGA.

O usuário pode entrar no Menu: Contratação > Aplicação de Sanção. Nesse espaço, ele consegue consultar as empresas cadastradas no sistema, avaliar históricos e registrar sanções aplicadas.

A tela acima exibe a lista de empresas cadastradas no SIGA.

Após o usuário selecionar a empresa, ele escolhe o tipo de sanção (Multa, Advertência, Suspensão Temporária e Declaração de Inidoneidade). Ele deve justificar obrigatoriamente a aplicação da sanção.

O fornecedor receberá um comunicado via SIGA..

As modalidades SUSPENSÃO E INIDONEIDADE requerem aprovação de instância superior por meio do Workflow de Aprovação. O aprovador de sanção deve ter o perfil no SIGA de “Aprovar Sanções” no menu: Cadastro > Manutenção de Cadastro > Tipo de Usuário.

Na modalidade advertência, o usuário apenas registra o ocorrido. Na modalidade multa, o usuário realiza o preenchimento no SIGA após o fornecedor ter perdido processo judicial.

Ao clicar no checkbox ao lado da suspensão ou declaração de inidoneidade, o sistema exibe o workflow de aprovação da sanção.

O usuário deve clicar no ícone “P/ Aprovação” e depois escolher o aprovador.

Depois de enviado, o aprovador aprova ou rejeita a sanção, que fica registrada no sistema.

PASSO 14 – ENCERRAR/INTERROMPER CONTRATAÇÃO

Esta é a etapa final do contrato. Pode ocorrer em virtude da interrupção do contrato ou do seu encerramento (recebimento integral das entregas programadas, término da vigência ou opção do gestor da contratação).

As diferenças entre Interromper e Encerrar a contratação são as seguintes:

Interromper Contratação:

— Deve ser usada em caso de necessidade de interromper uma contratação para convocar o próximo colocado no certame.

— Permite que sejam recuperados os itens da licitação para nova contratação.

Encerrar uma contratação:

— Ao clicar em encerrar, a contratação passa para o status de Encerrada e não será mais possível retomar a contratação ou alterar o fornecedor.

— É possível realizar a Avaliação do Fornecimento.

Interromper Contratação

Para interromper uma contratação, o usuário deve clicar no botão “Interromper Contratação”. Esse botão só aparece para o usuário se o contrato estiver com o status “Ativo”. Ou seja, não é possível interromper a contratação quando se está efetuando alguma alteração no contrato, ou se o mesmo estiver sendo criado (status: Em Aberto). Depois de interrompido, os itens daquele contrato ficam à disposição para inclusão em uma nova contratação.

Encerrar Contratação

Para encerrar uma contratação, a mesma também deve se encontrar com o status “Ativo”.

O encerramento do contrato se dá quando ele atinge o fim de sua vigência, quando todas as entregas são realizadas ou simplesmente se o gestor do contrato desejar encerrá-lo antecipadamente. Nesse caso, as programações de entrega e os recebimentos pendentes são cancelados. Diferentemente da interrupção da contratação, os itens não podem ser incluídos em um novo contrato.

O usuário deve clicar no botão “Encerrar” para encerrar a contratação.

O sistema pede confirmação.

Por fim, o contrato está encerrado. Assim, os itens não ficam mais à disposição para um novo contrato e o usuário pode efetuar a avaliação do fornecedor se desejar.

PASSO 15 – AVALIAÇÃO DO FORNECIMENTO

Após o encerramento do contrato, o fornecedor poderá ser avaliado pelo usuário por meio de um questionário de três tópicos com notas de 0 a 5. Vale ressaltar que a avaliação só pode ser feita para os contratos que foram encerrados e não cancelados (interrompidos).

Para realizar a avaliação da contratação, o usuário entra no Menu: Contratação > Avaliação do Fornecimento.

O sistema disponibilizará para a consulta somente os contratos com o status “Encerrado”.

Após a consulta do contrato, o gestor deste clica no botão “Avaliar”. Três quesitos são disponibilizados para o usuário com notas de 0 a 5. A opção por cada nota cabe ao usuário, sendo a nota 0 a pior e 5 a melhor.

1. Prazo – refere-se ao prazo de entrega. Não necessariamente uma entrega antes do prazo reflete um bom nível de serviço. Exemplo: fornecedor entregou uma semana antes do previsto e o estoque não possui espaço para receber os materiais recém chegados.

2. Qualidade – refere-se ao produto comprado e suas especificações, funcionalidades, percentual defeituoso, entre outros.

3. Cumprimento da Contratação – refere-se ao fornecedor num âmbito geral do contrato realizado. Se o mesmo não causou algum tipo de problema ao comprador, se foi fiel aos requisitos acordados, etc.

Por fim, o gestor do contrato clica em “Gravar” e verifica um resumo da avaliação, cujos dados ficam armazenados no SIGA para fins de consulta.

PASSO 1 – CRIAR/EDITAR USUÁRIO